Jak zvýšit kvalitu a snížit cenu účetních služeb?

Při sestavování rozpočtů na následující rok (ale i jindy) je na místě otázka, zdali pravidelné režijní náklady, které vaše firma hradí, není možné snížit. Jedním z nich jsou i výdaje za vedení účetnictví. Je vůbec možné snížit výdaje za vedení účetnictví a zároveň zachovat či zvýšit kvalitu služeb? Možné to je a i nám se několika klientům podařilo v loňském roce snížit cenu účetních služeb. Jak je to možné?
Odpovědí je automatizace.
Pokud není nutné účetní doklady zadávat „ručně“, ušetří tím vaše účetní spoustu času (tedy i vašich peněz). Zároveň bude mít dostatek času na kontrolu účetnictví, nebo například identifikaci rizikových transakcí a případnou konzultaci s daňovým poradcem. Reálné možnosti automatizace jsou dvě.

Importy namísto ručního zadávání

První (a nejefektivnější) možností jsou importy do účetního software. Mnoho malých a středních firem tuto možnost využívá pro import výpisů z bankovních účtů. Méně často se už využívá importů k platebním branám a importů dalších agend, což je škoda.

Import bankovních výpisů

Účetní zašlete importní soubor (případně jí udělíte pasivní přístup do bankovnictví a ona si jej stáhne sama) stažený z online bankovnictví, ta ho do účetnictví naimportuje a nemusí platby do programu zadávat ručně. To ušetří čas a hlavně se vyhneme chybám kvůli překlepům.
V případě, že jsou již v účetnictví zadány přijaté a vydané faktury, účetní software si dokáže dle variabilních symbolů platby s fakturami spárovat.

Tedy v ideálním případě účetní výpis naimportuje, zkontroluje párování a pouze dopáruje zbývající transakce například platby kartou, cizoměnové transakce či platby bez variabilních sambolů, které nelze spárovat automaticky. 

Importní soubory již dnes poskytuje téměř každá tuzemská banka, například pro účetní software Pohoda můžete možnosti elektronických importů prověřit na jejich webových stránkách (propojení účetnictví a banky označují jako homebanking).

Pasivní přístup pro účetní

Pokud byste si chtěli práci s importem bankovních výpisů ještě více zjednodušit, je možné účetní udělit pasivní přístup do internetového bankovnictví, kde si může elektronické výpisy pro import stáhnout sama. Přístup do banky lze samozřejmě omezit pro jednotlivé účty i práva k nim, nemusíte se tedy bát o bezpečnost dat.

Pasivní přístup pak využijete i pro nahrávání platebních příkazů - to opět šetří čas a minimalizuje riziko chyb.

Importy k platebním bránám

Zvláště u eshopů jsou často využívané online platební brány pro platby kartou, nebo například služby Zásilkovny, která od koncových zákazníků inkasuje dobírky a následně je eshopu přeposílá. Tyto transakce je rovněž možné řešit pomocí importů. Importní soubory k platebním branám se pro jednotlivé brány liší. U některých je nutné v účetnictví zavést transakční účet pro platební bránu a účtovat o pohybech na separátním účtu (např. GoPay), u některých naopak importujete pouze avíza ke konkrétním bankovním transakcím, avízo jednu transakci rozdělí na jednotlivé položky (například úhrady faktur) a poplatky platební bráně. Účtování lze nastavit automaticky, případně hromadně záznamy editovat.

Takže - používáte platební bránu a zatím neimportujete? Nechcete to ještě přehodnotit? Opět se prakticky zaměřím pouze na účetní software Pohoda. Do tohoto programu můžete importovat pohyby na transakčním účtu u GoPay, PayU avíza z ComGate, ThePay, nebo například avíza k úhradám dobírek ze Zásilkovny (jednotlivé druhy souborů pro importy naleznete např. zde).

Pokud užíváte jiný účetní software, určitě prověřte možnosti importů se svou účetní, většina účetních softwarů již importy umožňuje, jen je nutné se informovat.

Importy vydaných faktur

Další možností je import agendy – nejčastěji agendy vydaných faktur. Pokud používáte fakturační software, který se liší od účetního, můžete faktury za celý měsíc vyexportovat do jednoho souboru, zaslat je účetní a ta si následně faktury do svého software importuje a opět ušetří práci s manuálním zadáváním faktur. Doporučujeme prověřit možnosti importů především s poskytovatelem softwaru, ve kterém faktury vystavujete, až následně s vaší účetní.

Důležité je ohlídat si jak dodavatel reaguje na změny nastavení účetních programů - zda například upraví importní soubor, pokud se změní struktura dat apod.

„Vytěžování“ dat z účetních dokladů

Druhou možnosti automatizace je strojové čtení dat z elektronických verzí dokladů. Na toto čtení neboli vytěžování existují speciální programy. A ideální vize jejich fungování je následující:
Doklad, který jste obdrželi emailem (nebo naskenovali), přepošlete na speciální „vytěžovací“ email, data z dokladu se přenesou do vytěžovacího programu s návrhem zaúčtování, účetní načtená data a návrh zaúčtování zkontroluje a potvrdí, následně jsou data přenesena do účetního programu. Software se průběžně učí dle oprav účetní, tedy postupně by se mělo účtování dokladů zpřesňovat.

Idea hezká, realita méně

Dva z těchto programů jsme vyzkoušeli, ale výsledky nebyly uspokojivé. Ačkoli je idea lákavá, čeká vývojáře ještě dlouhá cesta, než bude možné čtecí zařízení používat bez obav z chyb.
Programy mají problémy se čtením naskenovaných účtenek. Záleží nejen na kvalitě skenu, ale i na barevné kombinaci, větší problémy způsobují účtenky s fialovým písmem. Doklady musejí být naskenovány jednotlivě (klienti jsou často zvyklí účtenky skenovat po dvou, ale to je ten nejmenší problém). Setkali jsme se rovněž s tím, že čtecí software nezaznamenal na dokladu desetinnou čárku, takže částka z dokladu byla rázem o dva řády vyšší. Některé vytěžovací programy umožňují zápis pouze do některých účetních agend – tedy např. jen přijaté faktury.

Cena - často vyšší než u manuálního zadávání

Vytěžování dokladů za aktuální situace je poměrně drahé – cena, kterou si poskytovatelé za vytěžený doklad účtují je cca 5-10 Kč (dle počtu dokladů). Cena by byla příznivá, pokud by po načtení dokladu nebylo nutné dělat další změny. Prakticky jsme se ale setkali spíše s tím, že bylo nutné data opravovat, takže použití bylo prozatím neefektivní.

Pokud využijete k zadávání účetního juniora, dostanete se často na stejnou či nižší cenu, junior se navíc zadáváním učí či odhalí některé rizikové okolnosti které robot nezjistí.

Vyšší spolehlivost? Bohužel nikoliv 

Robot by měl teoreticky pracovat bez jakýchkoliv připomínek v režimu 24/7. Měly by tedy odpadnout problémy s únavou, nemocemi, dovolenými. To je pravda, ale jen částečně.
Pokud se něco pokazí, například přestane fungovat celý program, protože je v kódu chyba (stalo se nám), robot práci zastaví, aniž to sdělí, případně pracuje s chybami. To je obrovská nevýhoda, protože to například nemusíte hned zjistit a pokud máte na robotovi postavenou celou firmu, nejste schopni účtovat . v Našem případě trvalo cca dva dny, než dodavatel chybu vyřešil. To může být docela problém.   

Vyplatí se vytěžovací programy? Jak komu

Ve čtecích programech sice vidíme určitý potenciál, spíše však pro firmy, které mají větší množství kvalitních a podobných dokladů. V testování vytěžovacího software budeme časem pokračovat, nyní jsme je však vyhodnotili jako neefektivní.

Jako perspektivní naopak vnímáme přímou výměnu (jako například EDI) dat mezi firmami, zde je však trh pro malé a střední firmy teprve v plenkách. Systémy, které existují jsou poměrně drahé.

Jak prakticky importy nastavit?

Pokud se bojíte toho, že importy nebudete schopni nastavit, nemusíte se obávat. Zákaznické linky účetních programů vám rádi pomůžou. Zároveň ale upozorňujeme na to, že jako s každou inovací, se jen málokdy stane, že se vše podaří nastavit 100% správně hned napoprvé. Při nastavení importů je nutné testovat, kontrolovat a konzultovat s poskytovateli, zdali vše funguje správně.
Ale po skončení testování se těchto několik hodin práce navíc vrátí – ušetříte peníze a hlavně starosti. 

Pokud byste s nastavením importů potřebovali pomoci, můžete kontaktovat i nás a rádi se o to postaráme.