Aktuálně: Jednotné hlášení 2026 - Co musí zaměstnavatelé stihnout a jak se na to připravit

Jednotné měsíční hlášení má přinést zjednodušení administrativy a sjednotit podání směrem k úřadům. Na papíře vše vypadá jasně a přehledně. Reálná otázka však zní, zda ČSSZ a potažmo MPSV dokážou dlouhodobě zvládnout nápor dat a bezpečně uložit mimořádně rozsáhlý balík citlivých osobních údajů, který nově od zaměstnavatelů získají.

Proto je klíčové, aby se zaměstnavatelé připravili s předstihem – nejen kvůli zákonné povinnosti, ale také proto, aby případné výpadky či zátěž systému nezastavily jejich vlastní procesy.

Níže přinášíme kroky, které byste již měli začít řešit, abyste se včas připravili na budoucí povinnosti vyplývající z JMHZ.

1. Aktualizace údajů o firmě

Prvním krokem je zajistit, aby byly všechny údaje o firmě aktuální – tedy název, IČO, adresa, kontaktní údaje. Tyto informace budou součástí jednotného hlášení, takže je nezbytné mít je správně zapsané v registru České správě sociálního zabezpečení (dále jen ČSSZ). V rámci Jednotného hlášení bude firma muset nahlásit doplňující údaje nejen o ní, ale i údaje o mzdové účtárně/účtárnách. K tomu bude sloužit formulář pro registraci zaměstnavatele doplňující podání. Důležité je, že musíte být přihlášeni nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.

2. Kontrola přihlášených zaměstnanců v registru ČSSZ

Zkontrolujte si, zda evidence zaměstnanců vedená u ČSSZ odpovídá skutečnému stavu. Pokud přijdete na nesrovnalosti, ať už v typu pracovního poměru, datumu nástupu/ukončení – narovnejte je. Toto je klíčový krok, protože na nepravidelnosti se při zavedení JMHZ velmi rychle přijde a může to způsobit zbytečné problémy.

3. Aktualizace osobních dotazníků a doplnění osobních údajů

Důležité je včas aktualizovat osobní dotazník pro nové nástupy od 1. 1. 2026, které budou obsahovat všechny potřebné údaje. U stávajících zaměstnanců si budete muset chybějící informace vyžádat k doplnění.

Jelikož JMHZ bude obsahovat informace potřebné pro různé statistiky, např. ISPV, budete muset u všech zaměstnanců zjišťovat například vzdělání. Proto si včas zjistěte, o jaké informace budete muset vstupní dotazníky rozšířit.

Od ledna 2026 budete muset hlásit nejen zaměstnance, ale i osoby které nemají klasickou pracovní smlouvu a nejsou účastny sociálního a zdravotního pojištění, například jednatele, nebo pracovníky na dohodách o pracovní činnosti (DPČ), jejichž příjem nezakládá povinnost odvodů.

Zjednodušeně platí, že zaměstnanec musí mít přidělený OSOBNÍ IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO (OIČ) a identifikační číslo poměru (ID PPV), a to i v případě souběhu pracovního poměru a dohod. Každý pracovní poměr se tedy hlásí zvlášť.

Důležité upozornění:

Od 31. 3. 2026 končí registrace přes Informační karty cizinců na Úřad práce a nově se bude vše registrovat pouze přes proces registrace zaměstnanců u ČSSZ. Pokud cizinec nemá rodné číslo, musí si o něj zažádat na Ministerstvu vnitra a dodat potvrzení o jeho požádání zaměstnavateli. Stejný postup platí pro občany Slovenska, kteří získali rodné číslo po 31. 12. 1992.

4. Přehled o příjmech a odvodech

V rámci JMHZ budete nahlašovat mzdové údaje, které se nachází i na mzdových listech zaměstnanců. Připravte se tedy na to a srovnejte si kompletní mzdovou evidenci, včetně odměn, bonusů, příplatků atd. Zkontrolujte si správnost a včasnost odvodů na sociální a zdravotní pojištění.

5. Kontrola a příprava účetního/mzdového software

Ověřte si, zda váš software zvládne formát JMH. Pokud ne, zvažte jeho výměnu. Potvrďte si u dodavatele, že bude software připraven včas.

6. Zajištění elektronické komunikace

Přístup k datové schránce je nutností – je potřeba na toto myslet a ověřit jaké osoby a zda do datové schránky mají přístup. Doporučujeme využívat služby ePortálu ČSSZ a nastavit si notifikace, bude to nejrychlejší způsob kontroly zaslaných údajů.

Jaké jsou první důležité termíny?

Většina povinností začne platit od 1. dubna 2026 do té doby je ale třeba mít zajištěné výše zmíněné kroky.

Za období leden–březen 2026 se nebudou podávat staré přehledy (PVPOJ) nebo výkazy k dohodám o provedení práce (VPDPP). Informace z těchto hlášení budou podávána až ve druhém čtvrtletí 2026 již novou formou JMHZ, s výjimkou případů, kdy společnost v průběhu 1. kvartálu ukončí svou činnost.

Platební povinnost zůstává beze změny, a to i v tomto období, tedy odvody za leden musejí být zaplaceny do 20. února a obdobně v dalších měsících.

Nevíte kde začít? Potřebujete pomoci s kontrolami zaměstnanců nebo nastavit nový osobní dotazník zaměstnanců? Neváhejte se na nás obrátit.